Arkisto- ja tietopalvelut

Mänttä-Vilppulan kaupungin päätearkisto, jossa on aineistoa 1.1.2009 alkaen, sekä Mäntän kunnan, kauppalan ja kaupungin päätearkisto, jossa on aineistoa 31.12.2008 saakka, sijaitsee Mänttä-Vilppulan kaupungitalolla osoitteessa Seppälän puistotie 15 35800 Mänttä. Kaupungintalolla sijaitsee mm. myös Mäntän Vilppulan ja Kuoreveden kansanterveystyön kuntayhtymän aikainen hallinnollinen aineisto.

Vilppulan kunnan päätearkisto, jossa on aineistoa 31.12.2008 saakka, sijaitsee Vilppulan kunnantalolla osoitteessa Keskuskatu 2, 35700 Vilppula. Sen osalta tietopalvelu hoidetaan Mänttä-Vilppulan kaupungintalolta käsin.

Kirjaamot

Mänttä-Vilppulan kaupungin palvelualojen kirjaamot vastaanottavat kaupungille tulevat asiakirjat, josta ne kirjaamisen jälkeen toimitetaan asianomaiselle viranhaltijalle valmisteltavaksi. Hallintopalveluilla, teknisellä palvelukeskuksella, sivistyspalveluilla sekä päivähoidolla on omat kirjaamonsa.

Kirjaamo ohjaa ja neuvoo asiakirjojen käsittelyyn ja kulkuun liittyvissä asioissa sekä ylläpitää asianhallintajärjestelmää.

Hallintopalveluiden kirjaamo hoitaa myös kaupungin julkisten kuulutusten ilmoitustaulua, joka sijaitsee Taidekaupungin asiointipisteellä (Hallituskatu 22, 35800 Mänttä).

Asiakirjahallinto ja arkisto

Keskusarkisto ohjaa ja neuvoo asiakirjojen säilyttämiseen sekä arkistojen hoitoon ja siirtoon liittyvissä asioissa sekä hoitaa arkistolakiin liittyvät velvoitteet. Keskusarkisto ottaa vastaan ja ylläpitää kaupungin julkisen toiminnan tuloksena syntyneen pitkäaikaisesti säilytettävän asiakirja-aineiston sekä hoitaa siihen liittyvän tieto- ja tutkijapalvelun.

Asiakirjahallinto vastaa Mänttä-Vilppulan kaupungin asiakirjallisen tiedon säilymisestä sekä asiakirjojen vastaanottamisen, rekisteröinnin, jakelun, arkistoinnin, seulonnan ja hävittämisen suunnittelusta ja valvonnasta. 

Asiakirja-aineistoon liittyvää tietopalvelua annetaan julkishallinnolle, tutkijoille ja opiskelijoille, tiedotusvälineille, yksityisille yhteisöille ja kansalaisille. Keskusarkiston asiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia. Asiakirja-aineistoa saa nähtäväksi ottamalla yhteyttä keskusarkistonhoitajaan.

Asiakirjoihin tutustuminen on maksutonta. Muutoin asiakirjoista ja tiedon antamisesta, joiden lunastuksen perimisestä ei ole toisin määrätty, peritään kaupungin yleisen asiakirjataksan mukainen maksu (hyväksytty kaupunginvaltuustossa 19.3.2012 § 24).

Asiakirjahallinto ohjaa kaupungin arkistojen muodostumista ylläpitämiensä tiedonhallintasuunnitelmien avulla.